Общо от Весела

При получена фактура в PDFформат, напр. издадена от програма за фактуриране:

–                                             – с бутона Избор на файлове от папката на локалния компютър, където са записани фактурите (PDF файловете), се маркират една или повече от тях;

–                                             – с бутона Качи файлът/файловете се добавят в края на таблицата – качени са на сървъра и могат по всяко време да се свалят от там на локалния компютър.

При получена фактура в хартиен вид тя трябва предварително да се сканира в PDFформат и процедурата е почти същата:

–                                             – с бутона Избор на файлове от папката на локалния компютър, където са записани резултатите от сканирането (PDF файловете), се маркира един от тях;

– с бутона Качи се записва на сървъра, в края на новосъздадения в таблицата ред се добавя линк към него и в колоната Данни излиза надпис PDF – файлът е готов за разпознаване;

– маркира се в началото на реда и се натиска бутона Приложи OCR/разпознаване/ -процесът отнема определено време през което картинката в колоната Данни е червен правоъгълник, а когато разпознаването завърши тя става “OCR”;

– след като отново се избере реда с разпозната фактура се натиска Обработи отново избраните – автоматично се попълват клетките с реквизитите на документа.

Ако някои клетки не са коректно попълнени трябва да се коригират на ръка и след това се натиска бутона Запиши промените.

Тази функция е платена и за нея се дължи абонаментна такса. Заявява си на тел. 02 8669551.

При проблем с разпознаването на фактурата може да се натисне бутона Съобщи за проблем. На нашата електронна поща пристига писмо за проблем с фактурата.

ВНИМАНИЕ! За да разберем какъв е  проблемът, моля не изтривайте, не премесвайте и не поправяйте фактурата на ръка.

Целия или само избрани редове от така получения списък могат да бъдат прехвърлени в Архива на фактурите с натискане на бутона Архивирай избраните.

Фактури

Тук се намира списъкът на Разходните фактури, които вече са въведени или разпознати и прехвърлени в Архива. Всеки негов ред съдържа основната информация за фактурата – Номер, Дата, Фирма издател, ИН, Обща стойност, Вида на плащане, както и линк към PDFфайла с цялостното й изображение (той се намира на сървъра и може да се изтегли на локалния компютър по всяко време).

Може да се покаже само част от списъка чрез филтър от дата до дата. В него може да се търси, да се редактира и да се триeзапис. Списъкът може да се сортира по съответна колона във възходящ и низходящ ред.

Плащане

В зависимост от начина на плащане при самото прехвърляне в таблицата автоматично се попълват колонките Платено и Остатък. По подразбиране при плащане По банков път сумата отива в Остатък, а Платено остава 0 лв. След проверка на банковите извлечения от бутона Плащане може да се въведат преведените суми в Платено и в Остатък да се види сумата която се дължи все още.

Тази функционалност е платена и за нея се дължи абонаментна такса. Заявява си на тел. 02 8669551.

Експорт

Отваря се Списъка от раздел Фактури. Той също може да се сортира във възходящ или низходящ ред по определена колона. Може да се филтрира От дата До дата, може да се филтрира по Потребител. В списъка може да се търси. Избраните редове могат да се експортират в Excelи в XMLи от там да се правят различни други справки или пък да се импортират/прехвърлят/ в друга програма.

Справки по разходни фактури

В раздела Справки новите Справки за разходни фактури са: Суми по месеци, Суми по контрагенти, Фактури – кратка справка. Отделно Справките могат да се филтрират по Дата на издаване, Потребител, Контрагент. Така направените справки могат да се отпечатат или да се Експортнат в Excel или в XML.

Съвети при сканиране – за по-добро разпознаване на документи

  • Проверете дали скенерът е свързан правилно и включен.
  • Консултирайте се с документацията на скенера, за да се уверите, че е настроен правилно.
  • Уверете се, че сте инсталирали софтуера, доставен със скенера. Някои модели скенери трябва да бъдат включени преди да включите компютъра.
  • Поставете документите с лицето надолу върху скенера, като проверите дали са правилно подравнени. Изкривените изображения могат да се конвертират неправилно.
  • Разпечатените документи се сканират най–добре в скала на сивото при 200 – 300 dpi.
  • Качеството на конвертиране зависи от качеството на оригиналния документ и параметрите на сканиране. Лошото качество на изображението може сериозно да влоши качеството на конвертиране/разпознаване/. Уверете се, че сте избрали параметри на сканиране, които са подходящи за вашия документ.
  • Изходния файл след сканирането трябва да е в PDF формат.