Диалогът за архивиране на сканирани фактури и OCR е достъпен от Главно меню > Разходни фактури > Архивиране на фактури.

1. С бутон Избор на файлове от папката на локалния компютър или друга цифрова памет, където са записани резултатите от сканирането (PDF файловете), се маркират един или няколко файла за въвеждане в архивБокс.

Възможни са стандартните начини на избор:

един файл

няколко НЕпоследователни

няколко последователни

   

2. С бутон Качи избраните файлове се записват на сървъра. В таблицата се създава отделен ред за всеки документ. Попълнени са само две колони: Данни, в която стои стойност pdf и Файл (най-дясната), в която е записано името на файла, форматирано като връзка (линк) – това позволява файлът да бъде изтеглен при необходимост от сървъра и да бъде записан на ново място.

3. В първата колона на таблицата се маркират документите, които да бъдат разпознати автоматично и се стартира се функцията от бутон Приложи OCR.  Тъй като това е процес, който представлява сериозно натоварване на сървъра е добре документите да се изпращат за OCR един по един или на малки групи. Целта на цифровизацията на изображението е да бъдат разпознати реквизитите на фактурата: номер на документа, дата, фирма издател, ИН и ИН по ДДС, вида на документа, обща сума, нетна сума без ДДС и сума ДДС. В полето Данни на обработваните фактури се появява червен пясъчен часовник. Когато разпознаването завърши, той се заменя със стойност OCR. За да се установи краят на процеса, информацията в таблицата трябва периодично да се опреснява с бутон Обнови.

4. За да бъдат показани разпознатите реквизити е необходимо да бъдат маркирани желаните редове с показател OCR в колона Данни и да се натисне бутон Обработи отново избраните. Така стойностите се попълват в клетките на таблицата.

5. Успехът на автоматичното разпознаване може да бъде с различна степен на успешност, която зависи от няколко фактора. Данните за всеки документ трябва да бъдат проверени още веднъж, като липсващите се допишат, а неправилните се коригират на ръка и след това се запомнят с бутон Запиши промените.

6. При проблем с разпознаването на фактура потребителят може да потърси помощ с бутона Съобщи за проблем. Такъв бутон има на всеки ред – всеки проблемен документ се изпраща самостоятелно. На нашата електронна поща получаваме писмо за проблема, който трябва да бъде разрешен.

ВНИМАНИЕ!

За да разберем точно какъв е проблемът и да ви бъдем максимално полезни, без да губим излишно време, не изтривайте, не премесвайте и не поправяйте никакви данни на ръка! Своевременно използвайте Съобщи за проблем !

7. Сканираните документи са готови за архивиране, но още не са записани в базата данни. С маркиране всички или само избрани редове от така получения списък, могат да бъдат прехвърлени в Архив с бутона Архивирай избраните. Приложението проверява и прехвърля само такива фактури, на които са попълнени всички реквизити и данните са валидни. Контролира се също и прехвърляне на дублирани фактури. Една и съща фактура не може повторно да се запише в архива. Ненужните фактури (редове от таблицата) могат да бъдат маркирани и премахнати с бутон Изтрий избраните.

---

Не забравяйте, че автоматичното разпознаване (OCR) е процес, който представлява сериозно натоварване на сървъра! Предварително не е известно колко потребители ползват тази функция едновременно. Всеки потребител има осигурена непрекъсната, в рамките на нормалния работен ден, онлайн поддръжка, която е лесно достъпна от бутон Съобщи за проблем. Възползването от тази възможност, особено в началния етап, когато и потребителят, и програмата се обучават, е изключително удобство. По тези причини функцията Автоматично разпознаване на сканирани фактури (OCR) се заплаща по отделно перо, като част от месечния абонамент. В случай, че това се окаже неналожително, потребителят може да се възползва от възможността за лесно и бързо ръчно архивиране на сканирани фактури.