Все още в съвременната счетоводна практика, голяма част от първичните счетоводни документи са в обичаен „хартиен“ вид. За да  се архивират в дигитална папка на архивБокс, най-напред те трябва да бъдат сканирани и запазени като изображение във формат PDF. Изборът на вида и възможностите на сканиращата техника трябва да бъде съобразен с по-нататъшната обработка на сканираното изображение. В случай, че потребителят разчита сканираната фактура да бъде автоматично разпозната от системата, е нужен качествен графичния файл с минимална разделителна способност 300 dpi. Ако потребителят сам ще въведе на ръка реквизитите на сканирания документ, тогава е достатъчно сканирането да осигури само едно достатъчно четливо изображение на оригиналния документ.

Въвеждането на сканирани фактури в архивБокс става по два начина.

Ръчно архивиране на сканирани фактури

Сканираният файл (изображение във формат pdf) се качва на сървъра, а след това ръчно да се въвеждат реквизитите от фактурата, необходими за идентификация на записа в архива: номер на документа, дата, фирма издател, ИН и ИН по ДДС, вида на документа, обща сума, нетна сума без ДДС и сума ДДС. Записите за един документ са разположени на един ред. След като се попълнят всички клетки, записът е готов за архивиране. Как се прави това?

Автоматично разпознаване (OCR) и архивиране на сканирани фактури

Сканираният файл (изображение във формат pdf) се качва на сървъра и се предоставя на програма (OCR) за разпознаване на текст. След цифровизацията на изображението, разпознатите успешно реквизити автоматично се записват в таблицата, а останалите трябва да се въведат ръчно.

Процесът на автоматично разпознаване е сравнително бавен и представлява сериозен товар за сървъра. Степента на достоверност при разпознаването зависи пряко от качеството на сканираното изображение, но програмата се обучава постепенно и процесът става все по-автоматичен. Прилагането на OCR се заплаща допълнително като част от месечния абонамент. Как се прави това?