Добавяне в дигиталната архивна папка на фактури, получени на хартия

Получена разходна фактура в обичаен „хартиен“ вид трябва предварително да бъде сканира и записана във файл формат PDF, за да стане възможно добавянето и в архивБокс. Повече подробности за този процес ще намерите тук.

Сканираните фактури, както и електронните фактури във формат pdf, се добавят в архива от Разходни фактури > Архивиране на фактури.

Бутонът Избор на файлове позволява от папката на локалния компютър или друга цифрова памет, където са записани резултатите от сканирането (PDF файловете), да се маркират един или няколко файла за въвеждане в архивБокс. Възможни са стандартните начини на избор:

един файл

няколко последователни файла

няколко непоследователни файла

Чрез  бутона Качи се записват на сървъра, в края на новосъздадените в таблицата редове се добавят линкове към тях и в колоната Данни излизат надписи „PDF“. Файлът е готов за разпознаване.
Маркират се редовете и се натиска бутона Приложи OCR/разпознаване/ – процесът отнема определено време през което картинката в колоната Данни е червен правоъгълник, а когато разпознаването завърши тя става “OCR”.

След като отново се избере реда с разпозната фактура се натиска Обработи отново избраните – автоматично се попълват клетките с реквизитите на документа.
Ако някои клетки не са коректно попълнени трябва да се коригират на ръка и след това се натиска бутона Запиши промените.

При проблем с разпознаването на фактурата може да се натисне бутона Съобщи за проблем. На нашата електронна поща пристига писмо за проблем с разпознаването на фактурата.
ВНИМАНИЕ! За да разберем какъв е проблемът, моля не изтривайте, не премесвайте и не поправяйте фактурата на ръка.

Целия или само избрани редове от така получения списък могат да бъдат прехвърлени в Архива на фактурите с натискане на бутона Архивирай избраните. Приложението проверява и прехвърля само такива фактури, на които са попълнени всички реквизити и данните са валидни. Проверява се също и прехвърляне на дублирани фактури. Една и съща фактура повторно НЕ може да влезе в архива.

Функция OCR/разпознаване/ в архивБокс е допълнителна и се включва към абонаментния план по желание на потребителя, със съответната добавка към абонаментната такса.