Автоматично генериране с ПАСОСС-еФактуриране

Много често някои сделки (например: наем, абонамент, лизинг) изискват издаване на еднотипни фактури през определен интервал от време, т.е. налагат периодично повтарящо се еднообразно действие фактуриране. Автоматизацията на този процес е реализирана с функцията Периодични фактури, която позволява с няколко лесни стъпки, всяка една фактура да бъде настроена за автоматично периодично издаване, без излишни усилия от страна на потребителя за произволен период от време.

Издаването на периодични електронни фактури е изградено върху списък базови шаблони, всеки от които дефинира параметрите на определен типов документ. Един и същи шаблон може да се използва за дефиниране на няколко периодични фактури на различни клиенти. Всяка издадена фактура може да бъде записана като шаблон. Това става от менюто Приходни фактури > Редакция (или Нова фактура) > Изберете действие > Запис като шаблон. При записа, за всеки шаблон се задава име и допълнителна информация (по желание) – пояснения , описание за подсещане.

Конфигурацията на периодичната фактура става от меню Приходни фактури > Периодични фактури->Нова периодична фактура.

Дефинирането на нова периодична електронна фактура представлява индивидуалната настройка на всички нейни параметри. За всяко поле, очакващо стойност, има допълнителна пояснителна информация, достъпна от иконата . Основните настройки се свеждат до следното:

• Период на издаване – определя падежа на периодичния документ; може да бъде месечен, 2-, 3-, 4-, 5-, 6-месечен и годишен; дефинира периодичността по един от следните два начина: стартова дата и крайна дата или стартова дата и брой фактури за издаване;
• Опция за добавяне на месец или период към текста във фактурите – например шаблонът „Наем за месец“ се допълва с автоматично генериран текст до „Наем за месец април“; този текст може да бъде добавен само към първия артикул във фактурата или към всички редове;
• Настройки на потребителите – права за издаване на документа могат да получат всички потребители или само част от тях;
• Известяване по e-mail – известие за предстоящ падеж на периодична фактурата се изпраща като подсещане по e-mail на всички потребители с права за издаване на съответния документ.

При падеж за издаване на периодична електронна фактура, една или повече, винаги се извежда подсещащо цветно съобщение още в началният екран на програмата, от което (с линк) се визуализират списък на всички чакащи за издаване документи. Списъкът има три филтъра – Всички, Всички чакащи издаване, Чакащи издаване от мен, – които потребителят може да ползва според нуждите и правата си в системата.

От всяка периодична фактура има възможност за автоматично генериране на четири електронни документа: проформа-фактура, фактура , Proform Invoice и Invoice.

Дадена периодична фактура може да бъде свободно редактирана или изтрита по всяко време.

Промените, както и на други места в системата, не се отразяват на вече издадените документи, но влизат в сила още при първия следващ падеж. В долният край на диалога за редакция е показан списък на всички генерирани документи от момента на дефинирането на тази фактура като периодична.

Функцията Периодични фактури в ПАСОСС – Електронни фактури освобождава потребителя от досадното задължение да следи клиенти и срокове, подсеща го своевременно за падеж и след неговото потвърждение (само на един клик разстояние), генерира автоматично желаните документи.