Описание

Ново в Интернет базираната част на пакета ПАСОСС

(ползва се от всяко устройство с достъп до Интернет страницата съдържаща програмата и данните):

1. Безплатен модул ‘ДДС’ – създаване файловете /отчетни регистри/ по ДДС, справка–декларация по ЗДДС и VIES декларация.

2. Модул ‘Разходни фактури’ – каталог с изображенията и по-важната информация от фактурите на Доставчиците:

– филтриране и търсене, разнообразни справки – вкл. заедно с данните от Приходните фактури

(e-Фактуриране –www.e-fakturirane.com);

– следене на плащанията по фактурите;

– възможност за прехвърляне на данни към модула ‘ДДС’.

 

Потребителят на:

1. Безплатен модул ‘ДДС’:

1.1.  Ползва Интернет базирана по-удобна и с повече възможности алтернатива на програмата на НАП.

1.2.  Взима директно от e-Фактуриране данните от Приходните фактури.

1.3.  Взима директно от модула ‘Разходни фактури’ данните от Разходните фактури.

2. Модул ‘Разходни фактури’:

2.1. Заменя ровенето в хартиени папки с Интернет базирана система за съхраняване на изображенията и основните данни от Разходните фактури.

2.2. Взима директно от модула ‘Разходни фактури’ данните за ДДС регистрите подавани към НАП.

Модул ДДС

 

Основни компоненти на ДДС модула са:

  • Продажби – въвеждат се приходните фактури и други документи, които трябва да влязат в Дневник продажби.
  • Покупки – въвеждат се разходните фактури и други документи, които трябва да влязат в Дневник покупки.
  • Дискета – създават се файловете: DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT и VIES.TXTза предаване в НАП.
  • Импорт – прехвърлят се издадените документи от Приходни фактури и тези от модула ‘Разходни фактури’ към Дневник продажби и Дневник покупки.
  • Ескпорт – позволява да се прехвърлят документи в Excelили XMLфайл, за определен период /месец/ и определен тип /покупки, продажби/.

Продажби

Въвеждат се приходните фактури и други документи, които трябва да влязат в Дневник продажби.

С бутона Нова продажба се отваря екран на който се въвеждат необходимите данни за продажбата от приходна фактура или друг документ:

Въвеждат се задължителните атрибути: период – месеца в който  ще се предаде фактурата, описание, документ вид, номер и дата, тип на сделката, стойност, ДДС, обща стойност. С бутона Запис цялата информация отива като ред в таблицата Продажби. От бутона Нов запис се създава нов ред в Продажби. Бутонът Списък препраща към целия списък с вече въведени документи в Продажби за преглед и работа по него – филтриране, изтриване, редактиране.

Покупки

Въвеждат се разходните фактури и други документи, които трябва да влязат в Дневник покупки.

От бутона Нова покупка се отваря прозорец за въвеждане на информация за покупката:

Въвеждат се: периода – месеца на дневника, в който да влезе документа, описание, документ вид, номер и дата, контрагент, тип на сделката, стойност, ДДС и обща стойност. От бутона Запис цялата информация отива като ред в таблицата Покупки. От бутона Нов запис се създава нов ред в Покупки. Бутонът Списък препраща към целия списък с вече въведени документи в Покупки за преглед и работа по него – филтриране, изтриване, редактиране.

Дискета

Създават се файловете: DEKLAR.TXT, PRODAGBI.TXT, POKUPKI.TXT и VIES.TXTза предаване в НАП. Генерират се Справка декларация по ДДС и VIESДекларация.

При всяко натискане на някой от линковете в раздела Свали се генерира съответния TXTфайл като се използват последно въведените записи в Дневник Покупки и Дневник Продажби за съответния период. След това започва копиране на файла от сървъра към указаната папка на локалния компютър. От нея TXTфайловете могат да бъдат подадени през Интернет или записани на носител и предадени в НАП.

Чрез натискане на линковете СПРАВКА-ДЕКЛАРАЦИЯ и VIES-ДЕКЛАРАЦИЯ се дава възможност за разпечатване на съответните декларации. Преди това трябва да са попълнени допълнителните данни за DEKLAR.TXT и СПРАВКА-ДЕКЛАРАЦИЯ в карето по-долу на екрана. Ако стойностите по клетките от 33-82 не се попълнят те се изчисляват от програмата или остават 0. Задължителни полета са: Декларатор тип, име и ЕГН.

Въвеждането на данни в Покупки и Продажби и създаване на файлове и Декларации по ДДС и VIESе безплатно.Необходима е само регистрация в http://arhivbox.com/.

Импорт

Прехвърляне на вече въведени фактури за съответния месец от Приходни фактури и от каталога на модула ‘Разходни фактури’.

Импорт на приходни фактури

Избира се периода, за който ще се подават ДДС файловете. Програмата предлага списъка с вече въведените в Приходни фактури документи които имат дата в същия период и в Продажби все още не съществуват. След прегледа му може да се изберат за импорт само част от документите. С натискане на бутона Импорт в Дневник по ДДС те се прехвърлят в Продажби. Процедурата може да се прилага многократно без опасност от дублиране на запис за документ в Дневника. Тя обаче позволява повторното прехвърляне на всяка поправена след предишния Импорт фактура – чрез предварителното й изтриване от Продажби.

Импорт на разходни фактури

Избира се периода, за който ще се подават ДДС файловете. Програмата предлага списъка с вече въведените в Разходни фактури документи които имат дата в същия период или 11 месеца по-стара и в Покупки все още не съществуват. След прегледа му може да се изберат за импорт само част от документите. С натискане на бутона Импорт в Дневник по ДДС те се прехвърлят в Покупки. Процедурата може да се прилага многократно без опасност от дублиране на запис за документ в Дневника. Тя обаче позволява повторното прехвърляне на всеки поправен след предишния Импорт документ – чрез предварителното му изтриване от Покупки.

Функционалността Импорт е платена. Заявява се на тел. 02/8669551 и се заплаща абонаментна такса.

Експорт

 

За определен период /месец/ и определен тип /продажба или покупка/ се показват на екрана документите с основните им атрибути: номер, дата, ИН, данъчна основа и обща сума. Така селектираните документи могат да се експортират /прехвърлят/ в Excelили XML формат. Първият може да се използва за справка на подадените данни към регистрите на НАП. Вторият формат може да се използва за прехвърляне на данни към счетоводната програма на пакет ПАСОСС или към други програми.

Модул Разходни фактури

 

 

Основни компоненти на модул ‘Разходни фактури’ са:

  • Архивиране на фактури – въвеждат се в каталога основните данни от фактурите заедно с файлове с цялостните им изображения (сканирани или получени директно от Доставчика).
  • Фактури – преглед на списъка от архива и работа по него (филтриране, търсене, редактиране, обработка на плащания).
  • Експорт – преглед на списъка и експортиране в Excelи в XML на избрана част от него.

Потребителят на модул ‘Разходни фактури’ може да ползва в Раздел Справки нова функционалност Справки за разходни фактури.

 

Архивиране на фактури

Въвеждането става по два начина.

 

Първият начин е да се качи файла с изображението на сървъра и ръчно да се въведат реквизитите от фактурата необходими за да постъпи записа в архива.

Въвеждат се: номер на документа, дата, фирма издател, ИН и ИН по ДДС, вида на документа, обща сума, сума без ДДС и ДДС сума. След като се попълнят всички клетки на таблицата записът е готов бъде прехвърлен в архива.

Вторият вариант е след качването на файла с изображението програмата да разпознае необходимите реквизити и да ги въведе автоматично в таблицата.

Разпознават се фактури получени като PDFфайл и такива, които са получени на хартия и допълнително трябва да се сканират във формат PDF.

 

 

 

При получена фактура в PDFформат, напр. издадена от програма за фактуриране:

–                                             – с бутона Избор на файлове от папката на локалния компютър, където са записани фактурите (PDF файловете), се маркират една или повече от тях;

–                                             – с бутона Качи файлът/файловете се добавят в края на таблицата – качени са на сървъра и могат по всяко време да се свалят от там на локалния компютър.

При получена фактура в хартиен вид тя трябва предварително да се сканира в PDFформат и процедурата е почти същата:

–                                             – с бутона Избор на файлове от папката на локалния компютър, където са записани резултатите от сканирането (PDF файловете), се маркира един от тях;

– с бутона Качи се записва на сървъра, в края на новосъздадения в таблицата ред се добавя линк към него и в колоната Данни излиза надпис PDF – файлът е готов за разпознаване;

– маркира се в началото на реда и се натиска бутона Приложи OCR/разпознаване/ -процесът отнема определено време през което картинката в колоната Данни е червен правоъгълник, а когато разпознаването завърши тя става “OCR”;

– след като отново се избере реда с разпозната фактура се натиска Обработи отново избраните – автоматично се попълват клетките с реквизитите на документа.

Ако някои клетки не са коректно попълнени трябва да се коригират на ръка и след това се натиска бутона Запиши промените.

Тази функция е платена и за нея се дължи абонаментна такса. Заявява си на тел. 02 8669551.

При проблем с разпознаването на фактурата може да се натисне бутона Съобщи за проблем. На нашата електронна поща пристига писмо за проблем с фактурата.

ВНИМАНИЕ! За да разберем какъв е  проблемът, моля не изтривайте, не премесвайте и не поправяйте фактурата на ръка.

Целия или само избрани редове от така получения списък могат да бъдат прехвърлени в Архива на фактурите с натискане на бутона Архивирай избраните.

Фактури

Тук се намира списъкът на Разходните фактури, които вече са въведени или разпознати и прехвърлени в Архива. Всеки негов ред съдържа основната информация за фактурата – Номер, Дата, Фирма издател, ИН, Обща стойност, Вида на плащане, както и линк към PDFфайла с цялостното й изображение (той се намира на сървъра и може да се изтегли на локалния компютър по всяко време).

Може да се покаже само част от списъка чрез филтър от дата до дата. В него може да се търси, да се редактира и да се триeзапис. Списъкът може да се сортира по съответна колона във възходящ и низходящ ред.

Плащане

В зависимост от начина на плащане при самото прехвърляне в таблицата автоматично се попълват колонките Платено и Остатък. По подразбиране при плащане По банков път сумата отива в Остатък, а Платено остава 0 лв. След проверка на банковите извлечения от бутона Плащане може да се въведат преведените суми в Платено и в Остатък да се види сумата която се дължи все още.

Тази функционалност е платена и за нея се дължи абонаментна такса. Заявява си на тел. 02 8669551.

Експорт

Отваря се Списъка от раздел Фактури. Той също може да се сортира във възходящ или низходящ ред по определена колона. Може да се филтрира От дата До дата, може да се филтрира по Потребител. В списъка може да се търси. Избраните редове могат да се експортират в Excelи в XMLи от там да се правят различни други справки или пък да се импортират/прехвърлят/ в друга програма.

Справки по разходни фактури

В раздела Справки новите Справки за разходни фактури са: Суми по месеци, Суми по контрагенти, Фактури – кратка справка. Отделно Справките могат да се филтрират по Дата на издаване, Потребител, Контрагент. Така направените справки могат да се отпечатат или да се Експортнат в Excel или в XML.

Съвети при сканиране – за по-добро разпознаване на документи

  • Проверете дали скенерът е свързан правилно и включен.
  • Консултирайте се с документацията на скенера, за да се уверите, че е настроен правилно.
  • Уверете се, че сте инсталирали софтуера, доставен със скенера. Някои модели скенери трябва да бъдат включени преди да включите компютъра.
  • Поставете документите с лицето надолу върху скенера, като проверите дали са правилно подравнени. Изкривените изображения могат да се конвертират неправилно.
  • Разпечатените документи се сканират най–добре в скала на сивото при 200 – 300 dpi.
  • Качеството на конвертиране зависи от качеството на оригиналния документ и параметрите на сканиране. Лошото качество на изображението може сериозно да влоши качеството на конвертиране/разпознаване/. Уверете се, че сте избрали параметри на сканиране, които са подходящи за вашия документ.
  • Изходния файл след сканирането трябва да е в PDF формат.