Разходите са необходими за дейността на фирмата. Една от основните задачи пред управлението на фирмата е минимизирането им. Но разходите трябва внимателно да се следят, не само като обща сума, а и като структура. Как се увеличават или намаляват разходите и кои групи от тях се увеличават или намаляват.

Затова Справките в arhivBOX предоставят възможност разходите във фирмата да се представят в различни разрези и да дават необходимата информация за анализ за дейността на фирмата.

Справките за разходните фактури са:

• Суми по месеци
• Суми по контрагенти
• Суми по разходи
•  Фактури – кратка справка

Суми по месеци

От Справки, Разходни фактури избираме Суми по месеци. Настройваме филтъра за периода, избираме Потребител записал фактурата в архива, избираме Контрагент. След натискането на бутона Приложи филтър се показва Справката.

В нея е показано разпределението на Сумите от фактурите за определения период разбит по месеци, издадени от съответния потребител на съответния контрагент. Особено полезна е информацията за сумите, които дължим и тези, които вече сме платили. Тази информация се показва при избрана опция за Информация за плащанията. Справката може да се разпечати или да се експортира в Excel.

Графиката към Справката представя визуално Сумите през съответните месеци. При включена опция за показване на платените разходи лесно може да се види разликата между дължими и платени разходи. Сумите по получените фактури са в синьо, а платените по тях суми са в жълто. Само от едни поглед може да се прецени каква част от задълженията на фирмата са платени.

От бутона, Свали графиката, тя може да се запише на компютъра и след това да се добави в доклади и отчети нужни на мениджмънта.

Суми по контрагенти

От Справки, Разходни фактури избираме Суми по контрагенти. Настройваме филтъра за периода, избираме Потребител издал фактурата(само за потребители с пълни права), избираме Контрагент. След натискането на бутона Приложи филтър се показва Справката.

В нея се показва разпределението на Сумите от фактурите, за определения период разбит по месеци, издадени от съответния потребител на съответния контрагент. Ако не е избран контрагент се генерира справка по контрагенти. За всяка фирма и месец има колона Общо, в която се обобщават цифрите за съответния Контрагент и Месец.

Особено „говореща” е графиката към тази Справка. Тя е във вид на кръг разделен на сегменти. Първите 10 фирми са показани като различен по големина и цвят сегмент в зависимост от данните в Справката.

Суми по Разходи

От Справки, Разходни фактури избираме Суми по разходи. Настройваме филтъра за периода, избираме Потребител архивирал фактурата/само за потребители с пълни права/, избираме Контрагент. След натискането на бутона Приложи филтър, се показва Справката разбита по Видове разходи.

В нея е показано разпределението на Сумите, от разходните фактури, за определения период, разбит по месеци, издадени от съответния потребител на съответния контрагент разпределен по Групи разходи. Ако не е избрана Група разходи се генерира справка по всички разходи. За всеки Вид разход и месец има колона Общо, в която се обобщават цифрите за съответния Вид разход и Месец .

Фактури – кратка справка

Фактури – кратка справка представлява опис на приходните фактури, издадени през определения период (от съответния потребител, на съответния контрагент). За всяка фактура са описаните нейните основни атрибути: Номер, Тип, Дата на издаване, Контрагент, ИН по ЗДДС, Начин на плащане, Данъчна основа, ДДС и Обща сума.
Изберете Справки > Приходни фактури > Фактури – кратка справка. Настройте филтъра: задайте период, ако желаете изберете само един Контрагент. За да се включат в справката само неплатените фактури, въведете отметка в съответния чек-бокс. Справката се генерира с натискане на бутона Приложи филтър.

Справката се отпечатва с бутона Печат.

С бутона Експорт в Excel справката се записва във файл формат XLS и може да се обработва като електронна таблица.
Когато нормалният изглед на справката съдържа хоризонтален скрол и това причинява неудобство на потребителя за разглеждането й, то може да за бъде избегнато с бутона Отвори в голям прозорец, който показва справката в нов прозорец с максимални размери, според характеристиките на дисплея. Шрифтът се запазва. Разликата може да е в броя на видимите колони.

Чрез целия този набор от Справки arhivBOX предоставя богата възможност да се информирате за разходите, които сте направили за Вашия бизнес и да направите съответните действия за подобряване на резултатите.