Ръчно архивиране на сканирани фактури

Диалогът за архивиране на сканирани фактури е достъпен от
Главно менюРазходни фактури > Архивиране на фактури.

1. С бутон Избор на файлове от папката на локалния компютър или друга цифрова памет, където са записани резултатите от сканирането (PDF файловете), се маркират един или няколко файла за въвеждане в архивБокс.

Избор на файлове за архивиране в Архивбокс

Възможни са стандартните начини на избор:

 един файл няколко НЕпоследователни няколко последователни

 Избор на един файл е Архивбокс Избор на непоследователни файлове е Архивбокс Избор на последователни файлове е Архивбокс

3. С бутон Качи избраните файлове се записват на сървъра. В таблицата се създава отделен ред за всеки документ. Попълнени са само две колони: Данни, в която стои стойност pdf и Файл (най-дясната), в която е записано името на файла, форматирано като връзка (линк) – това позволява файлът да бъде изтеглен при необходимост от сървъра и да бъде записан на ново място.

4. Тъй като функцията за автоматично разпознаване (OCR) е недостъпна, потребителят има възможност лесно и бързо да въведе ръчно реквизитите на фактурата: номер на документа, дата, фирма издател, ИН и ИН по ДДС, вида на документа, обща сума, нетна сума без ДДС и сума ДДС.

5. Добре е данните за всеки документ да бъдат надеждно проверени и сравнени с оригинала, след което се запазват в таблицата с бутон Запиши промените.

Запис на данни за сканирани фактури в Архивбокс

6. Така сканираните документи са готови за архивиране, но още не са записани в базата данни. С маркиране всички или само избрани редове от така получения списък, могат да бъдат прехвърлени в Архив с бутона Архивирай избраните. Приложението проверява и прехвърля само такива фактури, на които са попълнени всички реквизити и данните са валидни. Контролира се също и прехвърляне на дублирани фактури. Една и съща фактура не може повторно да се запише в архива. Ненужните фактури (редове от таблицата) могат да бъдат маркирани и премахнати с бутон Изтрий избраните.


Внимание! Важно!В случай, че ви се налага често да сканирате значително количество фактури от група доставчици, които обичайно са еднообразни, дори еднакви за всеки доставчик, можете да се възползвате от функцията за автоматично разпознаване на сканирани фактури (OCR).