Удобни, лесни, гъвкави, бързи

След като сме положили усилия за въвеждане на значителен обем данни в компютрите си, добре ще е те да ни бъдат полезни за информация, анализи и изводи. Това зависи в най-голяма степен от възможностите за генериране на справки, които филтрират, сортират, обобщават и ни представят наличните данни в различни разрези и за различни цели. Всички справки в програмите от пакет ПАСОСС са разработени основно според изискването за удобна, лесна и гъвкава работа. Справките са с еднообразен интерфейс и богат набор от филтри и параметри за настройка. Бързодействието е друга важна характеристика, която винаги е обект на оптимизация. Тя е пряко свързана с обемът на базата данни и техническите възможности на компютърната система, която я обработва.

Справките в arhivbox.com са мощен инструмент за анализ и визуализация на информацията от приходните и разходните фактури на фирмата. Всяка справка се генерира за определен период (от дата – до дата) и разполага с богат набор от филтри за синтезиране и групиране на данните по потребители, контрагенти, артикули и видове разходи. Стандартният вид на справката е таблица с подробни данни и графичен изглед за бърза визуална информация.

Всяка генерирана справка може да бъде отпечатана на принтер (или във файл) по обичайните начини. Изключително удобство е възможността справката да бъде експортирана във формат XLS (Microsoft Excel), за да продължи нейната обработка с инструментите на този полезен продукт.

За табличната част на справките има допълнителна възможност Отвори в голям прозорец. Тя позволява изгледът на справката да се оптимизира върху екрана така, че да се ограничи или избегне необходимостта от хоризонтален скрол.

Справките в архивБОКС са разделени на три групи:

• Справки за приходни фактури – обработват се само фактурите, по които потребителят е доставчик;
• Справки за разходни фактури – обработват се фактурите, по които потребителят е получател;
• Справки за приходни и разходни фактури – обработва всички фактури и едновременната визуализация на приходите и разходите в повечето случаи дава твърде полезна информация.

Всички справки са еднотипни, като се различават само по базовата информация, от която се генерират. За всяка група са достъпни следните варианти:

Справка Суми по месеци

Справката е предназначена за обобщен контрол на месечните обороти. Общите суми за отделните месеци са подредени в таблица, а графика визуализира в удобен вид тенденциите за избрания период и съотношението между общите стойности за отделните месеци. Разполага с два допълнителни филтъра: по потребители – всеки потребител в системата може да направи справка само за създадените от него фактури, и по клиенти – представя оборотите на един избран клиента, сумирани по месечно за периода. Двата филтъра могат да се комбинират. Справката не съдържа детайлна информация, а само общи месечни обороти.

Справка Суми по клиенти

Справката е предназначена е за контрол на месечните обороти по клиенти. Общите суми за всеки клиент, за всеки месец и сумарно за периода са подредени в таблица, а графика визуализира в удобен вид делът в % от общия оборот на първите 10 клиента с най-голям оборот. Разполага с две възможности за дефиниране на признак за групиране (по идентификационен номер или по име на контрагента) и с два допълнителни филтъра: по потребители – всеки потребител в системата може да направи справка само за създадените от него фактури, и по клиенти – представя оборотите на един избран клиент, сумирани по месечно за периода. Филтрите могат да се комбинират. Справката не съдържа детайлна информация, а само общите месечни обороти на всеки клиент.

Справка Суми по артикули

Справката е предназначена за контрол количествено и стойностно на месечните обороти по артикули. Общите суми (количество и стойност) за всеки артикул, за всеки месец и сумарно за периода са подредени в таблица, а графика визуализира в удобен вид делът (стойностно) в % от общия оборот на най-продаваните 10 артикула. Разполага с четири допълнителни филтъра:

• по потребители – всеки потребител в системата може да направи справка само за създадените от него фактури;
• по клиенти – представя оборотите (количествено и стойностно) по артикули на един избран клиент, сумирани по месечно за периода.
• по видове артикули – всички (продукти и услуги) общо, само продукти, само услуги;
• по групи – когато артикулите в списъка са групирани, например „група сервизни услуги“, която включва услугите „обновяване, преинсталация, отстраняване на грешки в базата данни“, справката обобщава и пренарежда(сортира) данните по групи.

Филтрите могат да се комбинират.

Фактури – кратка справка

Подробна справка с ограничена ширина, за да се разполага удобно на екрана и да се избегне необходимостта от хоризонтален скрол. Представлява опис на документите по номера, заедно с основните данни за всеки от тях: номер, тип документ (фактура, кредитно известие, дебитно известие и други), анулирана фактура (да/не), дата на данъчно събитие, клиент, ИН по ЗДДС, ЕИК/ЕГН, начин на плащане, данъчна основа, ДДС, обща стойност. Достъпни са и двата допълнителни филтъра: по потребители и по клиенти.

Фактури – подробна справка

Това е най-подробната справка и е достъпна само за приходни фактури. Към основните данни, включени във Фактури-кратка справка, са добавени още цялостна отстъпка % и подробни данни за всеки от описаните в документа артикули: код, наименование, мерна единица, количество, цена, отстъпка %, стойност отстъпка, стойност, ДДС%, стойност ДДС, обща стойност (артикул). Справката е твърде широка и за по-удобна работа с нея, трябва да се използват възможностите Отвори в голям прозорец и Експорт в Excel. Работят и двата допълнителни филтъра: по потребители и по клиенти.

Справка Проформа фактури

Макар да е неофициален документ, проформа фактурата придоби популярност като обичайна счетоводна практика за предпазване от забавени и несъбираеми вземания. Справката предлага в табличен вид опис на издадените проформа фактури, включително съответната официална фактура. Освен обичайните филтри по потребител и по клиент, достъпни са още два полезни филтъра – С издадени фактури и Без издадени фактури, които могат да бъдат включени поотделно или заедно.

Справка Оборот ДДС

Тази справка е достъпна само за приходни фактури при потребители, които не са регистрирани по ЗДДС. Представя в табличен и графичен вид облагаемите обороти по чл.96 от Закон за данък върху добавената стойност, като ясно се вижда оборотът за последните 12 месеца и приносът на всеки месец към него. В справката се включват само приходните фактури, за които при издаването не е отбелязана отметката Не се включва в оборота за регистрация по ДДС. Филтърът за време е към месец, като се разбира включително зададения месец, а документите се индексират по Дата на данъчното събитие.

 

Справките в arhivBOX са незаменим помощник не само на специалистите от финансово-счетоводния отдел на фирмата. Затова тяхното развитие и усъвършенстване е постоянен непрекъснат процес.