Периодични приходни електронни фактури

Автоматично генериране с ПАСОСС-еФактуриране

Много често някои сделки (например: наем, абонамент, лизинг) изискват издаване на еднотипни фактури през определен интервал от време, т.е. налагат периодично повтарящо се еднообразно действие фактуриране. Автоматизацията на този процес е реализирана с функцията Периодични фактури, която позволява с няколко лесни стъпки, всяка една фактура да бъде настроена за автоматично периодично издаване, без излишни усилия от страна на потребителя за произволен период от време.

Издаването на периодични електронни фактури е изградено върху списък базови шаблони, всеки от които дефинира параметрите на определен типов документ. Един и същи шаблон може да се използва за дефиниране на няколко периодични фактури на различни клиенти. Всяка издадена фактура може да бъде записана като шаблон. Това става от менюто Приходни фактури > Редакция (или Нова фактура) > Изберете действие > Запис като шаблон. При записа, за всеки шаблон се задава име и допълнителна информация (по желание) – пояснения , описание за подсещане.

Шаблон за периодична електронна фактура в ПАСОСС - Електронни фактури

Конфигурацията на периодичната фактура става от меню Приходни фактури > Периодични фактури->Нова периодична фактура.

Дефинирането на нова периодична електронна фактура представлява индивидуалната настройка на всички нейни параметри. За всяко поле, очакващо стойност, има допълнителна пояснителна информация, достъпна от иконата Допълнителна информация, помощ за потребителя, help. Основните настройки се свеждат до следното:

  • Период на издаване – определя падежа на периодичния документ; може да бъде месечен, 2-, 3-, 4-, 5-, 6-месечен и годишен; дефинира периодичността по един от следните два начина: стартова дата и крайна дата или стартова дата и брой фактури за издаване;
  • Опция за добавяне на месец или период към текста във фактурите – например шаблонът „Наем за месец“ се допълва с автоматично генериран текст до „Наем за месец април; този текст може да бъде добавен само към първия артикул във фактурата или към всички редове;
  • Настройки на потребителите – права за издаване на документа могат да получат всички потребители или само част от тях;
  • Известяване по e-mail – известие за предстоящ падеж на периодична фактурата се изпраща като подсещане по e-mail на всички потребители с права за издаване на съответния документ.

Настройка на периодична електронна фактура
При падеж за издаване на периодична електронна фактура, една или повече, винаги се извежда подсещащо цветно съобщение още в началният екран на програмата, от което (с линк) се визуализират списък на всички чакащи за издаване документи. Списъкът има три филтъра – Всички, Всички чакащи издаване, Чакащи издаване от мен, – които потребителят може да ползва според нуждите и правата си в системата.

От всяка периодична фактура има възможност за автоматично генериране на четири електронни документа: проформа-фактура, фактура , Proform Invoice и Invoice.

Дадена периодична фактура може да бъде свободно редактирана или изтрита по всяко време.

Внимание, важно за ПАСОСС Промените, както и на други места в системата, не се отразяват на вече издадените документи, но влизат в сила още при първия следващ падеж. В долният край на диалога за редакция е показан списък на всички генерирани документи от момента на дефинирането на тази фактура като периодична.

Функцията Периодични фактури в ПАСОСС – Електронни фактури освобождава потребителя от досадното задължение да следи клиенти и срокове, подсеща го своевременно за падеж и след неговото потвърждение (само на един клик разстояние), генерира автоматично желаните документи.