Получена разходна фактура в обичаен „хартиен“ вид трябва предварително да се сканира и записана във файл формат PDF. Изборът на сканираща техника – документен скенер или мултифункционално устройство, трябва да бъде съобразен с по-нататъшната обработка на сканираното изображение.

В случай, че потребителят разчита сканираната фактура да бъде автоматично разпозната от системата, е нужен четлив графичния файл с минимална разделителна способност 300 dpi. Автоматично разпознаване означава в изображението да бъдат открити и превърнат в текст нужните за инициализация на документа данни: номер, дата и вид на документа, име и ИН на фирмата-издател, начин на плащане, трите характерни суми – обща, нетна и ддс.